Wir haben zum 30.9.24 die aktuellen Projektfortschritte erhoben, die in den Anlagen 4 und 6 des Kompass Verwaltungsdigitalisierung halbjährlich fortgeschrieben werden. Hier sehen Sie die Entwicklung in der Übersicht: 

Am 5. November 2024 wurde der aktuelle Stand des Projektportfolios Verwaltungsdigitalisierung den Mitgliedern des Haupt- und Finanzausschusses und der interessierten Öffentlichtkeit in einer Videokonferenz vorgestellt. Die Präsentationen finden Sie unter "Mehr Infos". 

Im Januar 2024 wurde der neue Kompass Verwaltungsdigitalisierung veröffentlicht. Der Kompass wurde vollständig überarbeitet und u.a. eng mit der neuen Stadtstrategie Minden 2032 verzahnt. Diese zweite Fortschreibung unseres Fachkonzeptes zur Verwaltungsdigitalisierung beinhaltet unsere Vorhaben und Meilensteine bis Ende 2025. 

Alle Anlagen finden Sie unter Mehr Infos. 

Eine neue Infoseite informiert über das Nutzerkonto des Bundes, die BundID, und die AusweisApp2, mit der Sie sich in Online-Anträge anmelden und ausweisen können.

Am 2. November von 17:00 bis 18:00 Uhr wurde der aktuelle Stand des Projektes Verwaltungsdigitalisierung in einer Videokonferenz vorgestellt. Die Präsentation finden Sie unter "Mehr Infos". 

Im April 2023 ist der Mängelmelder der Stadt Minden online gegangen. Der Online-Mängelmelder wurde mit dem Beteiligungsportal NRW umgesetzt. Dort finden sich seit über einem Jahr viele verschiedene Beteiligungsmöglichkeiten übersichtlich an einem Ort. Der Mängelmelder ist über die Abfall-App der SBM, über die Website der Stadt Minden unter dem Link www.minden.de/maengelmelder oder über das Beteiligungsportal unter www.beteiligung.nrw.de/portal/minden zu erreichen. 

Mit dem Mängelmelder geht die Verwaltung einen wichtigen Schritt in Richtung mehr Bürgerservice und digitalere Bearbeitung. Denn intern werden die gemeldeten Mängel über das städtische Geodatenportal elektronisch an die zuständigen Stellen weitergeleitet, die dann auch digital eine Rückmeldung nach Erledigung geben können. Das spart Zeit bei der Weitergabe von Informationen und der internen Abstimmung.

Seit dem 21.2.2022 ist unser neues Beteiligungsportal online. Zum Start gab es eine Umfrage genau dazu—zum Thema Bürgerinformation und -beteiligung. Das Portal kommt für fast alle Onlinebeteiligungsformate zum Einsatz, z.B. Umfragen oder Dialogverfahren. Zudem können auch Präsenzveranstaltungen beworben werden und Nutzer*innen können sich bequem über das Portal anmelden. 

Unser Kompass zur Verwaltungsdigitalisierung wurde am 9.2.2022 den Mitgliedern des Haupt- und Finanzausschusses vorgestellt. Zum Termin waren auch die lokale Presse und interessierte Bürger*innen eingeladen. Die Präsentation zum Termin findet sich in der Infobox. 

Seit dem Sommer berichtet die Koordinierungsstelle Verwaltungsdigitalisierung regelmäßig im Haupt- und Finanzausschuss. Die Präsentationen finden Sie zeitnah nach den jeweiligen Terminen im Ratsinformationssystem und auf dieser Seite. 

Ende 2021 sind die digitalen Lots*innen der Stadt Minden in ihre neue Aufgabe gestartet. 24 Kolleginnen und Kollegen behalten die Digitalisierung den Dienststellen im Blick, beraten ihre Teams und vernetzen sich mit anderen. Die Digitalen Lots*innen wurden 2022 in zwei Durchgängen in einem jeweils dreitägigen Seminar geschult. Regelmäßige Austauschrunden sorgen dafür, dass alle gut informiert sind und gemeinsame Lösungen gefunden werden. 

Die Wohngeldstelle und der Bereich SGB XII führen gerade die digitale Akte ein. Zum Einsatz kommen die Fachaktenlösungen des KRZ auf Basis des Dokumentenmanagementsystems nscale. Die Akten haben Schnittstellen zu den eingesetzten Fachverfahren und übernehmen die Antragsdaten automatisch. So können die Kolleg*innen jederzeit auf den richtigen Datensatz zugreifen und müssen keine Papierakten mehr aus dem Schrank nehmen. Allein in diesen beiden Dienststellen betrifft das rund 210 Aktenmeter laufende Akten!

Im Sommer 2020 haben wir uns dem interkommunalen Projekt „Prozessmanagement OWL“ angeschlossen und mit der Einführung von Prozessmanagement bei der Stadt Minden begonnen. Prozessmanagement ist ein wichtiger Baustein zur Bewältigung der aktuell drängenden Themen und Projekte wie Wissensmanagement, Prozessoptimierung und Digitalisierung/E-Government.

Inzwischen haben viele Bereiche ihre Prozesse identifiziert und in einem Prozessregister erfasst. Sie können von allen Mitarbeiter*innen über die Prozesslandkarte der Stadt Minden eingesehen werden. 

Die Prozessregister liefern wertvolle Informationen für heutige und neue Mitarbeiter*innen. Welche Prozesse gibt es? Wozu dient der Prozess und was muss ich beachten? Welche Prozesse können von Digitalisierung profitieren? Welche Prozesse sollten wir genauer anschauen, modellieren und optimieren? 

Seit Mitte 2021 wird in der Ausländerbehörde noch digitaler gearbeitet. Die laufenden Fälle werden im Fachverfahren ADVIS bearbeitet und direkt auch in der revisionssicheren Akte im DMS nscale eGov abgelegt. Altakten sollen nach und nach digitalisiert werden. Rund 11.000 Akten sollen in den nächsten Monaten digital verfügbar gemacht werden. Dazu werden die Akten von einem Dienstleister abgeholt, aufbereitet, gescannt und wieder zurück transportiert. Auf die digitalisierten Akten kann dann sowohl über das Fachverfahren als auch über das Dokumentenmanagementsystem zugegriffen werden.

Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet die Kommunen, Verwaltungsleistungen auch elektronisch anzubieten. Die Anträge müssen online ausfüllbar und mit Nachweisen versendbar sein. Um die Schriftform zu ersetzen, müssen sich die Nutzenden per neuem Personalausweis authentifizieren. Dafür kommt bei der Stadt Minden ein  Antragsmanagementsystem zum Einsatz. 

Ab dem 01.01.2022 sind alle Behörden dazu verpflichtet ausschließlich elektronisch mit den Gerichten zu kommunizieren.

Dafür wird bei der Stadt Minden das sogenannte „beBPo“ – das besondere Behördenpostfach – eingerichtet. Mit Hilfe des beBPo wird ein sicherer und rechtlich wirksamer Austausch von Dokumenten gewährleistet.