Elektronische Kommunikation

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Einfache Anliegen, Fragen, Hinweise, Terminanfragen und dergleichen können Sie uns weiterhin einfach per E-Mail senden.

Zentrale E-Mail-Adresse

Die zentrale E-Mail-Adresse für die formfreie elektronische Kommunikation lautet: info@minden.de

Darüber hinaus finden Sie auf www.minden.de weitere E-Mail-Adressen städtischer Dienststellen und Mitarbeiter*innen.

Die formlose elektronische Kommunikation per E-Mail kann jedoch Sicherheitslücken aufweisen. Unverschlüsselte E-Mails und Inhalte können auf ihrem Weg durch das Internet mitgelesen und verändert werden.

Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (z.B. Widersprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronischer Übermittlung nach dem Gesetz entweder

•  mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Artikel 3 Nummer 12 der Verordnung Nummer 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über „elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG“ versehen sein und per E-Mail an die virtuelle Poststelle (VPS) der Stadt Minden 

oder

•  von Inhaber*innen eines besonderen elektronischen EGVP-Postfachs mit einer einfachen Signatur (einfache Namenswiedergabe des Erklärenden) versehen sein und an das besondere Behördenpostfach (beBPo) der Stadt Minden übersandt werden.

Diese beiden Formen ersetzen die gesetzlich angeordnete Schriftform (= Papierform mit eigenhändige Unterschrift).

Sie können E-Mails und Dokumente qualifiziert elektronisch signieren. Die sog. qualifizierte elektronische Signatur ersetzt dabei Ihre eigenhändige Unterschrift in all denjenigen Fällen, wo eine eigenhändige Unterschrift notwendig ist. Dafür benötigen Sie eine Signaturkarte, ein Signaturkartenlesegerät sowie eine Signaturanwendungs-Software.

Anhand einer qualifizierten elektronischen Signatur kann der Empfänger erkennen, dass das signierte Dokument tatsächlich von derjenigen Person signiert (unterschrieben) wurde, die für die verwendete Signatur registriert ist.

Solche formgebundenen Schreiben können Sie uns mit der qualifizierten elektronischen Signatur ausschließlich an folgendes Postfach übermitteln: poststelle@vps.minden.de

Über die Voraussetzungen zur Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur informiert die Bundesnetzagentur.

Des Weiteren können Sie E-Mails, die Sie an das Postfach poststelle@vps.minden.de senden, verschlüsseln. Dadurch wird verhindert, dass E-Mails mit schutzwürdigem Inhalt von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden können.

Die Stadt Minden unterstützt nur akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungs-verfahren. Die Virtuelle Poststelle unterstützt das Verschlüsselungsverfahren S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions). Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sog. öffentlichen Schlüssel, der Ihnen zum Download bereitsteht. Die Stadt Minden verwaltet (speichert) ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifikatsspeicher.

Für alle anderen E-Mail-Adressen der Stadt Minden wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Dies bedeutet beispielsweise, dass Sie über andere E-Mail-Adressen keine Anträge verbindlich stellen können oder keine Fristen gewahrt werden, wenn Sie eine E-Mail an eine andere Adresse als die oben genannte senden.

Download des öffentlichen Schlüssels der Stadt Minden

Der Download des öffentlichen Schlüssels erfolgt in einem „Zip-komprimierten Ordner“.

Nach dem Download klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den Ordner „440-Zertifikat.zip“, wählen „Alle extrahieren“ und folgen dann die Anweisungen.

Die Stadt Minden hat ein besonderes Behördenpostfach (beBPo) eingerichtet. Das besondere Behördenpostfach beruht auf der bundeseinheitlichen Infrastruktur für das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Innerhalb dieser Infrastruktur können verschiedene Nutzer*innen wie Anwält*innen, Notar*innen, Bürger*innen und Organisationen ein authentifiziertes Postfach erstellen und so an der elektronischen Kommunikation teilnehmen. Durch Nutzung des OSCI-Standards gewährleistet die EGVP-Kommunikationsinfrastruktur einen sicheren und vertraulichen Nachrichtenaustausch. Weitere Informationen dazu finden Sie unter www.egvp.justiz.de.

Für die Übermittlung eines Dokuments an das besondere Behördenpostfach benötigen Sie also ein Postfach innerhalb der EGVP-Infrastruktur. Dazu gehören unter anderem die besonderen elektronischen Postfächer für Anwält*innen (beA), Notar*innen (beN) oder Bürger*innen und Organisationen (eBO). Für Bürgerinnen und Bürger steht zum Beispiel mit der Online-Anwendung „Mein Justizpostfach“, die das Bundesministerium des Innern und für Heimat bereitstellt, eine kostenlose Möglichkeit zur Einrichtung und Nutzung eines besonderen elektronischen Bürgerpostfaches unter Verwendung der BundID bereit.

Eine Kommunikation zwischen regulären E-Mail-Postfächern und dem besonderen elektronischen Behördenpostfach der Stadt Minden ist nicht möglich.

Das beBPo der Stadt Minden ist im EGVP-Verzeichnis/beBPo-Adressbuch unter dem Eintrag „Stadt Minden - Kommunalverwaltung“ zu finden.

Zur rechtsverbindlichen Übersendung von Dokumenten mit Schriftformerfordernis (z.B. Widersprüchen) an das beBPo der Stadt Minden, ist das Dokument lediglich mit einer einfachen Signatur, also mit der Namenswiedergabe der erklärenden Person, zu versehen.  

Wenn Sie einen Antrag bei der Stadt Minden stellen, müssen Sie sich in einigen Fällen online ausweisen oder mit dem Nutzerkonto des Bundes (BundID) anmelden. Informationen zu den verschiedenen Möglichkeiten finden Sie auf der Seite: 

Übrigens können Sie viele unserer Online-Dienste auch ohne Anmeldung nutzen. Eine Übersicht über alle Online-Dienste finden Sie hier: 

Es gibt zahlreiche Programme und Dateiformate. Die gängigsten Programme hat die Stadt Minden im Einsatz und kann damit Ihre Dateien auch öffnen und lesen. Das sind folgende Dateiformate:

• Portable Document Format (.pdf)
• JPEG File Interchange Format (.jpg oder .jpeg)
• Microsoft Excel bis Version (.xlsx)
• Microsoft Powerpoint (pptx, ppsx)
•  Microsoft Word (.docx)
• Rich Text Format (.rtf)
• TIFF (Tagged Image File Format) (.tif)
• Textdateien im Format ASCII (.txt)

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder in selbstextrahierende *.exe-Dateien umgewandelt wurden, können nicht verarbeitet werden. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen – beispielsweise Makros – enthalten. Wenn Sie der Stadt Minden eine E-Mail mit solchen ausführbaren Dateien (zum Beispiel *.exe, *.bat) übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht.

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Minden zulässig.

Wenn Sie der Stadt Minden eine E-Mail mit nicht zugelassenen Dateiformaten übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Ebenso wird eine E-Mail mit einem Virus ungelesen gelöscht. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert. In allen genannten Fällen erhalten Sie keine weiteren Informationen.