Elektronische Kommunikation
Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Wichtiger Hinweis: Ab dem 1.12.2024 können keine De-Mails mehr an die Stadtverwaltung gesendet werden.
Die Stadt Minden bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Abs. 1 Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW) und § 36a Abs. 1 Sozialgesetzbuch Erstes Buch (SGB I). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Nach allgemeinen Grundsätzen sowie den §§ 126a und 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift).
Mit der Einrichtung einer virtuellen Poststelle (VPS), einer zentralen De-Mail Eingangsadresse und einem besonderen Behördenpostfach (beBPo) bietet Ihnen die Stadt Minden Möglichkeiten zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge.
Die Stadt Minden eröffnet einen Zugang zur elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen.
Formfreie elektronische Kommunikation mit der Stadt Minden
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Einfache Anliegen, Fragen, Hinweise, Terminanfragen und dergleichen können Sie uns weiterhin einfach per E-Mail senden.
Zentrale E-Mail-Adresse
Die zentrale E-Mail-Adresse für die formfreie elektronische Kommunikation lautet: info@minden.de
Darüber hinaus finden Sie auf www.minden.de weitere E-Mail-Adressen städtischer Dienststellen und Mitarbeiter*innen.
Zentrale De-Mail-Adresse
Für die Nutzung von De-Mail benötigen Sie ein De-Mail-Postfach bei einem akkreditierten De-Mail-Diensteanbieter. Weitere Informationen zur De-Mail finden Sie auf www.de-mail.info.de.
Die zentrale De-Mail-Adresse der Stadt Minden lautet: poststelle@minden.de-mail.de
De-Mails werden von den De-Mail-Diensteanbietern mit einer Standard-Transportverschlüsselung versandt. Sie eignen sie sich daher auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern, aber vielleicht schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung mit einfachem Authentisierungsniveau (s. auch Hinweise zur Verschlüsselung von De-Mails unter Punkt 3 - Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation).
Wichtiger Hinweis: Ab dem 1.12.2024 können keine De-Mails mehr an die Stadtverwaltung gesendet werden.
Rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation mit der Stadt Minden
Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (z.B. Widersprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronischer Übermittlung nach dem Gesetz entweder
- mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Artikel 3 Nummer 12 der Verordnung Nummer 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über „elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG“ versehen sein oder
- per De-Mail mit Absenderbestätigung nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes übersandt werden oder
- von Inhabern eines EGVP-Postfaches mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein und an das besondere Behördenpostfach (beBPo) der Stadt Minden übersandt werden
Diese beiden Formen ersetzen die gesetzlich angeordnete Schriftform (= Papierform mit eigenhändiger Unterschrift).
1. Elektronische Übermittlung mit qualifizierter elektronischer Signatur
Sie können E-Mails und Dokumente qualifiziert elektronisch signieren. Die sog. qualifizierte elektronische Signatur ersetzt dabei Ihre eigenhändige Unterschrift in all denjenigen Fällen, wo eine eigenhändige Unterschrift notwendig ist. Dafür benötigen Sie eine Signaturkarte, ein Signaturkartenlesegerät sowie eine Signaturanwendungs-Software.
Anhand einer qualifizierten elektronischen Signatur kann der Empfänger erkennen, dass das signierte Dokument tatsächlich von derjenigen Person signiert (unterschrieben) wurde, die für die verwendete Signatur registriert ist.
Solche formgebundenen Schreiben können Sie uns mit der qualifizierten elektronischen Signatur ausschließlich an folgendes Postfach übermitteln: poststelle@vps.minden.de
Über die Voraussetzungen zur Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur informiert die Bundesnetzagentur.
Des Weiteren können Sie E-Mails, die Sie an das Postfach poststelle@vps.minden.de senden, verschlüsseln. Dadurch wird verhindert, dass E-Mails mit schutzwürdigem Inhalt von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden können.
Die Stadt Minden unterstützt nur akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungs-verfahren. Die Virtuelle Poststelle unterstützt das Verschlüsselungsverfahren S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions). Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sog. öffentlichen Schlüssel, der Ihnen zum Download bereitsteht. Die Stadt Minden verwaltet (speichert) ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifikatsspeicher.
Für alle anderen E-Mail-Adressen der Stadt Minden wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Dies bedeutet beispielsweise, dass Sie über andere E-Mail-Adressen keine Anträge verbindlich stellen können oder keine Fristen gewahrt werden, wenn Sie eine E-Mail an eine andere Adresse als die oben genannte senden.
Download des öffentlichen Schlüssels der Stadt Minden
Der Download des öffentlichen Schlüssels erfolgt in einem „Zip-komprimierten Ordner“.
Nach dem Download klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den Ordner „440-Zertifikat.zip“, wählen „Alle extrahieren“ und folgen dann die Anweisungen.
2. Elektronische Übermittlung durch De-Mail mit Absenderbestätigung
De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für die Nutzung von De-Mail benötigen Sie ein De-Mail-Postfach bei einem akkreditierten De-Mail-Diensteanbieter. Weitere Informationen zur De-Mail finden Sie auf www.de-mail.info.de.
Die zentrale De-Mail-Adresse der Stadt Minden lautet: poststelle@minden.de-mail.de
Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadt Minden elektronisch kommunizieren.
Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Der De-Mail-Diensteanbieter bestätigt dann die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau und versieht die Nachricht im Auftrag der Senderin oder des Senders mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese.
Von einer unverschlüsselten E-Mail unterscheidet sich eine De-Mail vor allem darin, dass die Nachrichten mit einer Standard-Transportverschlüsselung versendet werden.
An die Stadt Minden gesendete De-Mails werden im System (Gateway) des kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe entschlüsselt. Durch eine gesicherte Verbindung gehen die Daten zentral in der Poststelle der Stadt Minden ein. Die Nachrichten werden als E-Mail bzw. Arbeitskopie im Behördennetz an die zuständige Stelle weitergeleitet und bearbeitet. Eine Antwort der Stadt per De-Mail Minden erfolgt auf dem gleichen Wege.
Reicht einem Nutzer das durch diese Standard-Transportverschlüsselung realisierte Sicherheitsniveau nicht aus, kann er seine De-Mails und beigefügten Dokumente zusätzlich „Ende-zu-Ende-verschlüsseln“. Eine solche „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ von De-Mails an die Stadt Minden ist derzeit allerdings technisch noch nicht möglich.
Ein solches „Ende-zu-Ende-Verschlüsselungsverfahren“ wird über den Zugang der Virtuellen Poststelle (s. Punkt 3.1) angeboten.
3. Elektronische Übermittlung an das besondere Behördenpostfach (BeBPo)
Die Stadt Minden hat ein besonderes Behördenpostfach (beBPo) eingerichtet. Das besondere Behördenpostfach beruht auf der bundeseinheitlichen Infrastruktur für das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Innerhalb dieser Infrastruktur können verschiedene Nutzer*innen wie Anwälte, Notare, Bürger*innen und Organisationen ein authentifiziertes Postfach erstellen und so an der elektronischen Kommunikation teilnehmen. Durch Nutzung des OSCI-Standards gewährleistet die EGVP-Kommunikationsinfrastruktur einen sicheren und vertraulichen Nachrichtenaustausch. Weitere Informationen dazu finden Sie unter www.egvp.justiz.de.
Für die Übermittlung eines Dokuments an das besondere Behördenpostfach benötigen Sie ein Postfach innerhalb der EGVP-Infrastruktur. Eine Kommunikation zwischen regulären Email-Adressen sowie De-Mail-Adressen und dem besonderen elektronischen Behördenpostfach der Stadt Minden ist nicht möglich.
Das beBPo der Stadt Minden ist im EGVP-Verzeichnis/beBPo-Adressbuch unter dem Eintrag „Stadt Minden - Kommunalverwaltung“ zu finden.
Zur rechtsverbindlichen Übersendung von Dokumenten mit Schriftformerfordernis (z.B. Widersprüchen) an das beBPo der Stadt Minden, ist das Dokument zusätzlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person zu versehen.
Sie können das beBPo allerdings auch ohne qualifizierte elektronische Signatur - für die formfreie Kommunikation - nutzen und so von dem sicheren und vertraulichen Übermittlungsweg profitieren.
Authentifizierung und Anmeldung in Online-Diensten
Wenn Sie einen Antrag bei der Stadt Minden stellen, müssen Sie sich in einigen Fällen online ausweisen oder mit dem Nutzerkonto des Bundes (BundID) anmelden. Informationen zu den verschiedenen Möglichkeiten finden Sie auf der Seite:
Übrigens können Sie viele unserer Online-Dienste auch ohne Anmeldung nutzen. Eine Übersicht über alle Online-Dienste finden Sie hier:
Dateiformate
Es gibt zahlreiche Programme und Dateiformate. Die gängigsten Programme hat die Stadt Minden im Einsatz und kann damit Ihre Dateien auch öffnen und lesen. Das sind folgende Dateiformate:
- Portable Document Format (.pdf)
- JPEG File Interchange Format (.jpg oder .jpeg)
- Microsoft Excel bis Version (.xlsx)
- Microsoft Powerpoint (pptx, ppsx)
- Microsoft Word (.docx)
- Rich Text Format (.rtf)
- TIFF (Tagged Image File Format) (.tif)
- Textdateien im Format ASCII (.txt)
Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder in selbstextrahierende *.exe-Dateien umgewandelt wurden, können nicht verarbeitet werden. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen – beispielsweise Makros – enthalten. Wenn Sie der Stadt Minden eine E-Mail mit solchen ausführbaren Dateien (zum Beispiel *.exe, *.bat) übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht.
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Minden zulässig.
Virenschutz bzw. Umgang mit Spam-Mails
Wenn Sie der Stadt Minden eine E-Mail mit nicht zugelassenen Dateiformaten übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Ebenso wird eine E-Mail mit einem Virus ungelesen gelöscht. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert. In allen genannten Fällen erhalten Sie keine weiteren Informationen.