Seit Ende 2021 gibt in den Dienststellen der Stadt Minden Digitale Lots*innen. Ihre Aufgabe: Ausschau halten nach neuen digitalen Möglichkeiten, um den Service und die Arbeit bei der Stadtverwaltung zu vereinfachen und zu verbessern. Ein wichtiges Thema ist dabei die Einrichtung neuer Online-Zugänge zur Verwaltung, die rund um die Uhr von Bürger*innen und Unternehmen genutzt werden können. In vielen Fällen wurden diese Anträge bisher mit einem PDF-Formular gestellt, das sich Nutzende ausdrucken, ausfüllen und per Post an die Verwaltung senden können.
Auch in der Fachstelle „Behinderte Menschen im Beruf“ wurde bisher der Antragsvordruck „Antrag auf Gewährung einer finanziellen Hilfe an Arbeitgeber“ im PDF-Format auf der Internetseite der Stadt Minden angeboten. Diesen Vordruck mussten Arbeitgeber*innen von schwerbehinderten bzw. gleichgestellten Menschen mit entsprechenden Nachweisen und Anlagen in ausgedruckter Form oder per E-Mail bei der Fachstelle einreichen. „Uns ist es wichtig, dass Dinge auch vereinfacht werden. Wenn es eine gute und ansprechende Möglichkeit gibt, Prozesse für die Mindenerinnen und Mindener leichter zu gestalten, dann nutzen wir die auch“, sagt Ruth Georgowitsch, Leiterin des Bereichs Soziales.
Der Digitale Lotse des Bereichs Soziales, Michael Schreiber, recherchierte, ob es schon einen Online-Antrag bei einer Fachstelle im Umland gab. Es wurde zwar ein sogenannter Efa-Dienst („Einer für alle“, also ein Dienst, der von einem Bundesland zur Nachnutzung erstellt wird) in Hamburg entwickelt. Aus Sicht der Kommunen in NRW bestand aber dafür kein vorrangiger Digitalisierungsbedarf.
Im Juni 2023 fand Michael Schreiber zufällig einen entsprechenden Antragsassistenten vom Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) in dessen Serviceportal. Er nahm Kontakt zum LWL auf, der sich sofort bereit erklärte, die Nutzung durch die Stadt Minden zu prüfen. „Bislang war noch keine Stadt oder Gemeinde auf den LWL wegen einer Nachnutzung zugekommen. Die Stadt Minden wurde somit zum Pilotfall“, freut sich Michael Schreiber. Per Videokonferenz stimmten sich die zuständigen Mitarbeitenden der Stadt Minden und des LWL ab.
Da es in Fragen der Digitalisierung bisher keine Zusammenarbeit gab, mussten der Abschluss einer Servicevereinbarung, das Hosting, Löschroutinen und weitere technische Details geklärt werden. „Da LWL und Stadt grundsätzlich das gleiche Antragsverfahren brauchen, bot es sich an, die Stadt mit an unser System anzubinden,“ erklärt Birgit Neyer, Erste Landesrätin und Kämmerin des LWL.
Nach einer rechtlichen Prüfung durch den LWL und der Datenschutzbeauftragten der Stadt Minden sowie der weiteren Klärung von technischen Details mit der städtischen IT bzw. mit OWL-IT, konnte im Januar 2024 der endgültige Vertrag zur Nachnutzung des Online-Formulars und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung durch den LWL abgeschlossen werden. Unterdessen erfolgten auch Tests des Antragsassistenten durch die Fachstelle in Minden.
Seit dem 19. Januar wird der Online-Antrag vom LWL auf der Homepage der Stadt Minden angeboten.
Die Fachstelle für behinderte Menschen im Beruf unterstützt:
• Arbeitgeber*innen, die schwerbehinderte/gleichgestellte Menschen beschäftigen oder beschäftigen möchten
• Erwerbstätige schwerbehinderte Menschen (Schwerbehindert ist derjenige, bei dem ein Grad der Behinderung von mindestens 50 festgestellt wurde. Die Schwerbehinderung wird seit 2008 von den Kreisen und kreisfreien Städten festgestellt.)
• Erwerbstätige Gleichgestellte (Ein Behinderter, bei dem ein Grad der Behinderung von 30 oder 40 festgestellt wurde, kann durch die Arbeitsagentur gleichgestellt werden. Gleichgestellt wird, wer infolge seiner Behinderung ohne Gleichstellung keinen geeigneten Arbeitsplatz erlangen oder behalten kann.)
• Betriebs-/Personalräte
• Vertrauenspersonen für Schwerbehinderte in den Unternehmen/Behörden
Zuschüsse oder Darlehen können unter bestimmten Voraussetzungen u. a. an Arbeitgeber*innen gewährt werden:
• zur behinderungsgerechten Gestaltung von Arbeits- und Ausbildungsplätzen
• bei außergewöhnlichen Belastungen
Die Leistungen werden in enger Zusammenarbeit mit dem LWL-Inklusionsamt Arbeit und verschiedenen Fachdiensten erbracht.